Жизнеобеспечение офиса

04.10.2018 0 Автор admin

Виды оргтехники, правила работы с оргтехникой.

Офисная техника — неотъемлемая часть технического оборудования любого офиса. Слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала. К офисной технике в широком смысле можно отнести любые технические средства, облегчающие работу в офисе, начиная от карандашей и авторучек и кончая компьютерами и их сетями. К офисной технике в узком смысле относят лишь технические средства, используемые в бумажном делопроизводстве, и средства административно-управленческой связи. В более узком смысле слова под оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи

Современные средства оргтехники разделяют на следующие виды:

ü электронные (персональный компьютер);

ü коммуникационные (телефон проводной, сотовый, факс, электронная почта);

ü печатающие (печатная машинка, принтер);

ü множительные (копировальный аппарат, сканер);

ü презентационные (multi-media проектор);

ü многофункциональные устройства (сканер-принтер-копир, сканер-факс-копир в одной упаковке).

Основными группами средств оргтехники являются:

1. Копирование и оперативное размножение документов:

· фотографическое копирование (самый давний способ копирования, в результате которого получается фотография документа-оригинала. Обеспечивает высокое качество и точность копирования, но требует дорогих расходных материалов);

· ксерография (является в настоящее время наиболее распространенным способом копирования. Более 70% мирового парка копировального оборудования составляют электрографические копировальные аппараты (ЭГКА), посредством которых изготавливается свыше 50% всех копий, получаемых в мире.);

· термография (самый оперативный способ копирования (десятки метров в минуту), позволяющий получать копию на специальной, достаточно дорогой термореактивной бумаге или на обычной бумаге, но через термокопировальную бумагу);

· Светокопирование (применяется для копирования большеформатной чертежно-технической документации); цифровое копирование и др.)

· Электронно-графическое копирование (оно основано на оптическом считывании документов (фотодиоды преобразуют проектируемое на них изображение документа в электрические сигналы) и электроискровой регистрации информации на специальный носитель копии);

· средства оперативной полиграфии (гектографическая печать; офсетная печать, трафаретная печать. Ризография ).

2. Составление и изготовление текстовых документов: ПК; ПМ; Диктофонная техника.

3. Обработка документов:

· адресовальные машины (широко используются для впечатывания в документы локальных фрагментов текстов, чаще всего стандартных: адресов клиентов, заголовков счетов, заявлений, извещений, платежных документов);

· Штемпелевальные устройства (нуменаторы) служат для печатания на документах коротких цифровых сообщений: номеров, индексов, даты и т.д.

· маркированные машины (вместо марок на конвертах печатают почтовые штампы с указанием даты почтового отправления и суммы оплаты. При печатании на счетчике франкировальной машины накапливаются суммы платежей, подлежащих исполнению. Такой почтовый штамп может содержать краткое рекламное объявление, наименование организации, ее адрес, телефоны);

· ламинаторы (машины для защиты документов от влаги, пыли, масла, небрежного хранения путем нанесения на поверхность документа защитного покрытия. Ламинировать целесообразно ценные бумаги, объявления, обложки книг и отчетов, меню, визитки, технические талоны и многие другие документы).

· Брошюровальные (устройства для автоматической фальцовки и скрепления брошюр с помощью металлических скрепок);

· Степлеры (выполняют скрепление брошюр проволочными скрепками. Степлеры работают с блоками стандартных скрепок. Они могут быть ручными и электрическими. Ограничением толщины скрепляемой стопки листов являются используемые скрепки);

· переплетное оборудование ( выполняют скрепление блока бумаг пластмассовыми или металлическими пружинами; скрепление блока бумаг пластиковыми пластинами; переплетение блока бумаг с помощью термообложек клеевым способом);

· машины для уничтожения документов (все производимые в настоящее время уничтожители бумаг различаются по видам резки документов, своими размерами, скоростью резки и производительностью, отсутствием или наличием бункера для измельченных документов, его емкостью, шириной щели для разрезаемых листов бумаги);

· Фальцевальные машины (устройства для выполнения различных видов фальцовки (сгибания) бумаг по заданному формату и аккуратного складывания их);

· Листоподборочные машины (автоматы для подборки (сортировки) отпечатанных листов в блоки, например, для последующего изготовления книг, брошюр и т.д.);

· Листоукладочные машины (вибрационные машины, выравнивающие пачки бумаг);

· Пачковязальные машины (служат для обвязки пачек шпагатом или лентой свариваемой, липкой и др.)

· Бумагорезательное оборудование (предназначено для резки рулонной или иной бумаги на листы потребительских форматов и для обрезки (выравнивания) краев готовых книг и брошюр).

4. Поиск, хранение и транспортировка документов: папки; микрофильмы; картотеки; тележки; транспортеры и др.

5. Административно-управленческая связь: телефонная связь; офисные АТС; радиотелефонная; пейджинговая; телеграфная; факсимильная; Глобальная информационная сеть Интернет; Сотовые системы связи; Персональная спутниковая связь; Видеоконференции (по видеотелефону).

6. Презентационные средства:

· проекционный аппарат (портативный и стационарный) позволяет проецировать на экран изображение с прозрачной пленки или специальной жидкокристаллической панели.

· Видеоролик (это небольшой сюжет о фирме и ее услугах. Длительность видеоролика не должна быть более 5—10 минут, чтобы: во-первых, не утомлять зрителя, во-вторых, впечатление о фирме у зрителя складывается уже в первые минуты просмотра, и нет смысла тратить дальнейшее время.

· Мультимедиапроектор (является, по сути, большеразмерным монитором компьютера со всеми его возможностями.

Что подразумевается под оргтехникой для офиса и для чего она нужна

Мультимедиапроектор способен выводить информацию как с компьютера, так и с видеомагнитофона. В последнем случае он выступает как проекционный телевизор. Такие возможности проектора наиболее эффективно используются, если в качестве презентации выступает или видеоролик, или презентационная программа, подготовленная, например, в Microsoft Power Point).

Общие требования безопасности при работе с оргтехникой:

Строго запрещается: -трогать руками разъемы соединительных кабелей; -прикасаться к питающим проводам;-прикасаться к экрану и тыльной стороне монитора, клавиатуры; -вскрывать корпус системного блока; переподключать внешние устройства в случае их неисправности с одного компьютера на другой; — класть диски, книги, тетради на монитор, системный блок, клавиатуру, принтер и другие устройства; -работать во влажной одежде и влажными руками; -употреблять пищу и напитки за компьютерным столом.

Необходимо: -бережно обращаться с техникой; -соблюдать правила личной гигиены при работе с техникой и содержать в чистоте рабочее место.

Санитарное состояние:-строго необходимо следить за чистотой монитора, системного блока, клавиатуры, мыши и оргтехники; -для поддержания чистоты необходимо протирать системный блок, монитор, мышку и клавиатуру (спиртовым раствором); -для предупреждения нарушения зрения необходимо содержать в чистоте экран монитора, протирая его специальными салфетками или сухой тканевой салфеткой.

Требования охраны труда в аварийных ситуациях: В случае появления неисправности в работе прибора следует выключить его. При плохом самочувствии, появлении головной боли, головокружения и пр. прекратить работу. При поражении электрическим током немедленно отключить видеотерминалы, оказать первую помощь пострадавшему.

Рекомендуемые страницы:


Воспользуйтесь поиском по сайту:

Ключевые навыки успешного офис-менеджера

Дата не установлена.

Что должен знать Офис-менеджер. Организация офисного переезда. Обеспечение жизнедеятельности офиса. Документооборот Компании. Организация корпоративных мероприятий

Целевая аудитория

тренинг предназначен для офис-менеджеров, административных менеджеров, административных сотрудников.

Цель

— Получить теоретические знания в области менеджмента организации
— Получить представление о закупочной деятельности
— Получить информацию о принципах обеспечения жизнедеятельности офиса
— Узнать все об организации офисных переездов, о работе с арендодателями
— Приобрести навыки планирования
— Повысить стрессоустойчивость и коммуникативную компетентность

Результат

Результат для участников:
— сформировано представление о функциях, целях и задачах офис-менеджера, его месте в структуре организации
— получены знания об организации жизнедеятельности офиса, различных аспектах офисного администрирования
— получены теоретические знания в области менеджмента организации

Результат для компании:
— офис-менеджер эффективно решает вопросы, входящие в сферу его компетенций
— снижаются затраты на офисные товары и услуги за счет проведения тендеров, грамотного выбора поставщиков и их глобализации
— снижаются материальные и временные затраты на офисный переезд, организацию корпоративных мероприятий
— офис-менеджер правильно организует офисное пространство
— офис-менеджер грамотно организует документооборот компании

Программа

1. Понятие Офис-менеджер. Функции Офис-менеджера.

Оргтехника: что к ней относится

2. Что должен знать Офис-менеджер:

  • материальные и нематериальные активы предприятия;
  • основные средства и материалы;
  • виды хозяйственных операций;
  • принципы проведения тендеров;
  • основы бюджетирования.

3. Организация офисного переезда:

  • поиск помещения (работа с риэлторами, классификация зданий, методы обмера площадей, арендные ставки и т.п.);
  • проведение переговоров с владельцем/арендодателем (телефония и ИТ, вентиляция и кондиционирование, электрические мощности и т.п.)
  • подготовка предварительного плана офиса и его согласование с руководством (функциональные зоны);
  • заключение договора аренды (на что следует обратить внимание);
  • разработка детального дизайн-проекта;
  • проведение тендеров по выбору подрядчика для ремонта офиса, поставщика мебели, перевозчика и т.п.
  • работа с подрядчиками по организации ремонтных работ в офисе;
  • согласование плана рассадки сотрудников с руководителями подразделений;
  • подготовка к офисному переезду (уведомление клиентов; аудит документов и имущества Компании);
  • переезд в новый офис;
  • окончание проекта.

4. Обеспечение жизнедеятельности офиса:

  • работа с поставщиками: аудит существующих поставщиков, выбор поставщиков, глобализация поставщиков, рычаги влияния на поставщиков;
  • осуществление закупочной деятельности: расчет потребностей; порядок получения ТМЦ, документальное сопровождение, формы оплаты;
  • организация уборочных работ;
  • организация деловых поездок;
  • организация работы автопарка;
  • организация работы ресепшн и секретарей;
  • организация курьерской доставки;
  • участие в закупке маркетинговых материалов (бланки, визитки, брэндинг офисного пространства);
  • организация питания сотрудников;
  • офисная аптечка.

5. Документооборот Компании:

  • регистрация корреспонденции;
  • работа с организационно-распорядительными документами;
  • разработка и внедрение политик и процедур;
  •  кадровое делопроизводство.

6. Организация корпоративных мероприятий:

  • разработка концепции;
  • выбор провайдера;
  • выбор площадки;
  • согласование плана мероприятия с линейными руководителями;
  • получение обратной связи от сотрудников Компании.

Мы будем рады видеть Вас на тренинге!

Дополнительная информация

Участники обеспечиваются питанием (кофе-паузы, обед) и методическими материалами.
Каждому участнику выдается именной сертификат.

Место проведения

Россия, Москва, Наши мероприятия проходят в современных и комфортабельных отелях и бизнес центрах

Зарегистрироваться

наверх

Почти все бытовые приборы создают электромагнитные поля. Электромагнитные поля невидимы, но окружают нас повсюду — дома, на работе, в транспорте.

Влияние ЭЛЕКТРОМАГНИТНЫХ ПОЛЕЙ на здоровье человека

Технологический бум последних двух десятков лет привёл к тому, что сегодня мы живём в сплошном электромагнитном поле.

Каково же влияние электромагнитного поля на здоровье человека?

При определённой интенсивности поля промышленной частоты 50 Гц (его, к примеру, генерируют холодильники с системой «No frost» или работающие СВЧ-печи) воздействие прибора на человека становится сходным с воздействием слабого канцерогена. «Достоверно установлено, что любое поле вызывает отклик в нашем организме, — говорит Олег Григорьев, директор Центра электромагнитной безопасности. — Наиболее чувствительные — нервная, иммунная, эндокринная и половая системы. Первые тревожные признаки — утомляемость, раздражительность, нарушения сна, памяти и внимания. При продолжительном воздействии электромагнитного поля защитные ресурсы организма начинают истощаться быстрее».

За рубежом давно признали актуальность проблемы. В научных лабораториях проводят подробные исследования. Так, итальянские учёные открыли, что электромагнитные поля могут вызывать бесплодие. К слову, именно на детородной функции как женщин, так и мужчин влияние электромагнитных полей отражается наиболее сильно.

В США установили, что электромагнитные поля негативно воздействует на мозг: существует прямая зависимость между развитием злокачественных образований и определёнными профессиями. Среди тех, кто постоянно работает с видеодисплейными терминалами, радиотелефонами и радиопередатчиками, число поражённых раком мозга больше. В группу риска, например, попали американские полицейские, вынужденные постоянно пользоваться радиопередатчиками.

Шведские учёные выяснили, что у беременных женщин, работающих на компьютере, в 1,5 раза чаще происходят выкидыши и в 2,5 раза выше риск рождения детей с врождёнными нарушениями центральной нервной системы. В этой стране вообще рекомендован гигиенический норматив интенсивности электромагнитного поля, равный 0,2 мкТл (микротеслы). Для сравнения: в батарее сотового телефона ЭМП может достигать 6 мкТл (в 30 раз выше), в троллейбусах и трамваях — 250 мкТл (в 1250 раз выше), в вагоне метро — 450 мкТл (в 2250 раз выше).

«Важны многие параметры — интенсивность поля, продолжительность излучения, сочетание частот и пр., — продолжает О. Григорьев. — Скажем, на пассажиров метро ЭМП оказывает разовое воздействие, а машинисты подвержены ему постоянно.

Офисная техника

Особенно мощный импульс излучается при разгоне и торможении поезда. В группе риска и сотрудники мелких кафе, которые вынуждены крутиться на пятачке возле аэро­гриля и микроволновок».

Особое беспокойство вызывает распространение беспроводной связи (Wi-Fi), генерирующей пульсирующее электромагнитное излучение.

Эта технология беспроводного доступа в интернет может нанести вред формирующейся центральной нервной системе ребенка, считают эксперты
Специалисты из Всемирной организации здравоохранения рекомендуют воздержаться от использования системы беспроводного доступа в интернет через Wi-Fi в учебных заведениях для детей.

По мнению медиков, она, как и другие системы широкополосного беспроводного доступа в сеть, отрицательно влияет на развитие центральной нервной системы детей. Причиной этому является электромагнитное излучение, которое может создать дополнительную нагрузку на организм ребенка.

ВОЗ отмечает, что пока располагает недостаточным объемом данных, позволяющих делать однозначные выводы о вреде Wi-Fi для детского организма. Поэтому организация относит использование этой системы, как и мобильников, к факторам недоказанного риска.

В 2010 году ученые из Нидерландов выяснили, что излучение Wi-Fi заставляет деревья «болеть» и сбрасывать часть листьев.

Один из авторов исследования, ученый-инженер Алистер Филипс, заявил тогда о возможной опасности для людей Wi-Fi и радиоволн. По его данным, пульсирующий сигнал Wi-Fi может быть даже вреднее для человеческого организма, чем стабильные разновидности радиоволн.

По мнению Филипса, облучение может сказаться на способности молодых людей быть отцами. Особенно это касается тех мужчин, которые любят держать ноутбуки на коленях, отметил ученый. Также Wi-Fi пагубно отражается на способности человека соображать, то есть, оказывает непосредственное влияние на мозг и способность мыслить, подчеркнул специалист.

Итак, подведем итоги.

Первые симптомы воздействия электромагнитного поля:

  • утомляемость,
  • раздражительность,
  • нарушения сна,
  • нарушения памяти и внимания.

Продолжительное влияние электромагнитных полей может вызвать:

  • мигрень,
  • бесплодие (у мужчин и у женщин),
  • проблемы при беременности — выкидыши,
  • поражения центральной нервной системы у детей,
  • рак мозга.

Как уменьшить влияние электромагнитных полей?

  1. Соблюдайте безопасные расстояния — не стойте у работающей СВЧ-печи, не спите у роутера wi-fi.
  2. Выключайте роутера wi-fi, когда не пользуетесь интернетом.
  3. Правильно располагайте в квартире мебель и электроприборы. Не размещайте кровать у стенки, если за ней находится холодильник, компьютер или телевизор.
  4. Даже несущие стены не служат преградой для низкочастотного ЭМП, а потому при расстановке мебели имеет смысл заглянуть и к соседям. Вдруг за спинкой вашего любимого кресла, где вы проводите по несколько часов каждый вечер, стоит чужая электроплита?
  5. Не держите ноутбуки на коленях.
  6. Сократите время разговоров по мобильным телефонам. Находясь дома, старайтесь пользоваться стационарным аппаратом.

Автор: Инна Д.

В статье использованы материалы сайта http://www.aif.ru.