Умение управлять временем

13.01.2019 0 Автор admin

Содержание

Было бы здорово всегда держать под рукой универсальный сборник-помощник по организации времени. Мы подготовили универсальный список из 25 техник тайм-менеджмента, разделенных на категории по определению приоритета, планированию и организации процесса работы и отдыха.

Расстановка приоритетов

1. Анализ ABC

Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:

А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.

В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.

С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:

  • составить список всех будущих задач;
  • разделить их по важности и установить очерёдность;
  • оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;

2. Матрица Эйзенхауэра.

Задачи разделяются на группы по срочности и важности:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.

3. Метод Парето

Метод Парето представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.

Планирование

4. Список всех дел

Запись абсолютно всех дел поможет при планировании объема работы на день, неделю, месяц. А также вы наглядно сможете увидеть свою загруженность и соотношение важных и не очень важных задач. Более того, если под рукой всегда будет такой список, вопрос “Чем заняться?” будет решаться незамедлительно.

5. Учет биологических ритмов

При планировании дел следует учитывать не только “жаворонок” вы или “сова”, но также и пик продуктивности. Его можно определить понаблюдав за своей работоспособностью в течение дня. Также было бы не плохо определить подходящее время для обеда. отдыха и саморазвития.

6. Ведите ежедневники

Организуйте ранее записанные дела в систему: запись в ежедневнике, таблица excel, приложение в телефоне и т.д. Главное, чтобы вы имели представление об объеме работы на день и не забыли даже о самом мелком поручении.

7. Правильные инструменты

Всевозможные приложения — наше оружие в борьбе с прокрастинацией и ловушками времени, поэтому лучше арсенал обновить. Самые удобные и проверенные программы и приложения для составления списков и командной работы читайте здесь.

8. Техника «Хронометраж»

Техника «Хронометраж» представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных, как утренняя зарядка или обед. Вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи:

  • определить, на что тратится ваше время;
  • выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»;
  • выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».

9. Формула 10-3-2-1-0

Для использования этой техники необходимо запомнить формулу, описывающую здоровый график работы и личного времени, и придерживаться ее, составляя ежедневный план.

10 часов до сна: нет кофеину.

3 часа до сна: нет еде и алкоголю.

2 часа до сна: нет работе.

1 час до сна: нет электронным гаджетам.

0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике.

10. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это надежная техника визуального отображения задач и времени. На одной шкале графика указываются задачи, а на другой — время на их выполнение. Идеально подходит для любителей графиков, которые можно составлять в MS Project, Excel.

Организация работы и отдыха

11. Техника помидора

Принцип выполнения: заводим таймер на 25 минут, сосредоточенно работаем, не отвлекаясь пока не прозвенит таймер, после чего делаем перерыв на 5 минут. После 4-х повторений делаем долгий перерыв — 20-25 минут. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления.

Читайте также

Техника pomodoro: рабочий инструмент управления временем

12. Съесть лягушку

Лягушка – это самое неприятное дело. Лучше всего заняться им в первую очередь. После его выполнения уже и само дело покажется не таким страшным и противным, а другие задания и вовсе покажутся легкими.

13. Метод салями

Как незаметно съесть палку колбасы? Отрезая по маленькому кусочку. Точно также нужно сделать и со всеми сложными, много составными задачами: разделить их на маленькие части и выполнять по одной каждый день.

14. Делегирование

Если вы руководитель, делегируйте те дела, которые отнимают большое количество времени и не отличаются важностью, а сами сосредоточьтесь на более стратегически важных задачах.

15. Соблюдайте этапность дел

Стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. Мы уже рассказывали, что при переключении с одного дела на другое требует около 10-15 минут, чтобы полностью сосредоточиться на процессе. Постоянно перескакивая с задачи на задачу, вы теряете время, хотя создается иллюзия напряженной работы.

16. Хотя бы 10 минут

Эта техника относит не к рабочим делам, а скорее к личностному росту и саморазвитию. Например, если вы давно хотели выучить или вспомнить иностранный язык,попробуйте уделить ему хотя бы 10 минут в день. Тоже самое со спортом, книгами и т.д.

17.

Организация времени. Простые способы.

«Найденное время»

Суть техники: заранее выделить перечень 15-20 небольших заданий, на которые у вас не хватает времени, и быть готовым сделать их, когда у вас появится любое подходящее «окно». Постоянно дополняйте список.

18. Работа – это лучший способ, начать что-то делать

Бывают такие дни, когда производительность на нуле и работа в тяжесть. В таком случае для разгона лучше начать работу с мелких задач: почта, звонки, задачи, на выполнение которых понадобится не более 20 минут.

19. Назначайте важные встречи утром

20. Разделите рабочее время на блоки

Разделите рабочие процессы на блоки: звонки и почта, встречи, работа над проектом и т.д. Это поможет выделить время для сосредоточенной работы в течение дня.

21. Установите дедлайны для всего

Даже самая мелкая задача должна иметь срок выполнения, иначе поток дел “на потом” будет тянуться вечно.

Читайте также

10 эффективных инструментов тайм-менеджмента

22. Погружение в работу

Выделите день или два на решение приоритетных задач, исключив такие  отвлекающие факторы как звонки и встречи.

23. Говорите “нет”

«Нет» – это мощное слово. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти. Помните о том, что давая согласие, вы должны чему-то отказать или что-то отменить.

24. Боритесь с «тиранией срочного»

«Тирания срочного» – это мелкие неважные задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект. Поддавшись «тирании срочного», от нее уже сложно будет избавиться, а соответственно выделить время на что-то более важное.

25. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса

Отличный способ завершить рабочий день – подготовиться к следующему. Подведите итоги дня, составьте план на следующий день, приведите рабочий стол в порядок.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Поделитесь материалом с друзьями:

Тайм-менеджмент: управление временем

Организация времени

Организация времени или time management — это наука, которой посвящены целые тома книг. Огромное количество людей сталкиваются с тем, что большую часть жизни за них кто-то составляет график: в детском саду, школе, институте, на работе. Мы привыкаем к определенному ритму, пусть он нам и не нравится: в определенное время вставать, в один и тот же час обедать, ненавидеть понедельники, ждать вечер пятницы, а субботу и воскресенье считать лучшими днями недели. Многие люди живут именно так, однако, стоит однажды выпасть из привычной круговерти — начать работать на себя — и появляется масса трудностей, связанных с организацией собственного времени. Вы начинаете поздно ложиться и поздно вставать, много времени уделять отдыху и мало работе или наоборот — работа поглощает настолько, что вы просто выпадаете из жизни своих друзей и даже семьи. Именно поэтому собственный бизнес нужно начинать с правильной организации рабочего и свободного времени.

Как организовать свое время?

Существуют разные способы того, как эффективно организовать свое время. Однако, начало практически у всех методов одинаковое. Перво-наперво стоит выяснить, куда же ваше время девается. Для этого рекомендуется завести дневник. Сегодня в книжных магазинах можно найти даже уже готовые дневники, с красочными, разлинованными определенным образом, страницами. Но обычная тетрадь или файл в Ворде тоже подойдет.

Что писать в дневник?

Составьте план: программа-максимум (чего вы хотите добиться в жизни), время, за которое планируете добиться желаемого, ресурсы, которые вам для этого потребуются, определите круг задач, направленных на выполнение задуманного в указанные сроки. Все задачи можно разделить на 3 категории: важнейшие (около 15% от общего объема), важные (20%), мало существенные (65%). Пронумеруйте задачи по степени их важности. Первые 15% списка будут состоять из важнейших задач, вторые 20% — важных и остальные 65% — несущественные. Выполнением важнейших задач стоит заняться в первую очередь, а остальные 2 категории можно рассмотреть на предмет их делегирования кому-то.

Далее — план на каждый день. Выпишите в дневник задачи на сегодня. Просмотрите список и вычеркните то, что вряд ли сможете осуществить. Но все, что останется в плане — будьте добры выполнить. Назначили на день 5 встреч — значит надо провести 5 встреч. Важнейший принцип организация рабочего времени — не отвлекаться и доводить даже пустяковое дело до конца.

Как правильно организовать свое время утром?

Утро — хорошее время для важнейших дел. Однако, прежде чем приступить к ним, стоит найти время, чтобы побыть «внутри себя». Не стоит сразу браться за неотложные дела: просмотрите почту, почитайте газету и т. д. Утренний настрой обязательно должен быть позитивным.

Правила середины дня

Многие методы организации рабочего времени таковы, что позволяют вносить коррективы в свой график. Однако, все специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют избегать импульсивных решений, способных отвлечь вас от запланированных дел. Не срочные проблемы лучше отклонять сразу.

Тайм-менеджмент: 21 совет как эффективно управлять своим временем

Что касается отдыха, то 5-10 минут в течение каждого часа должны быть обязательно ему посвящены.

Правила завершения дня

Все способы организации времени были бы бесполезны без подведения итогов дня. Определите, в котором часу вы заканчиваете работу и переходите к отдыху. Начатые с утра небольшие дела нужно завершить. План на следующий день расписывается тоже вечером. Здорово, если вы возьмете за правило записывать в дневник хотя бы 5 хороших вещей, которые произошли за день. Если подумать, то даже среди мелочей 5 позитивных событий всегда найдутся.

Конечно, методов как организовать свободное и рабочее время — огромное множество. Но вести дневник и планировать свой день — одна из очень эффективных методик, которую специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют тем, кто только учится управлять своим временем.

Как вести ежедневник?

В своих фантазиях вы видите себя деловым человеком с ежедневником в руках и огромным количеством планов в голове? В таком случае, начать вам, пожалуй, стоит всё-таки с ежедневника, ведь именно с его помощью ваши планы и мечты могут трансформироваться в реальность.

Обзор лучших ежедневников для творческих личностей

Многие из нас ведут ежедневники, а для деловых людей наличие этой книжицы вообще обязательное условие. Вот только смотрим мы обычно только на то, чтобы обложка была попредставительнее и размер соответствовал нашим нуждам – внутри-то они все одинаковые… Как бы не так!

Как правильно ставить цели и достигать их?

Для того чтобы добиваться поставленных целей важно знать и понимать механизмы, которые приводят к положительному результату, а именно, правильно ставить цели и четко представлять каждый шаг на пути к их достижению.

Как начать писать книгу?

Если проснулось вдохновение и появилось желание создать великое произведение, то пора этим заняться. Стоит воспользоваться советами, с чего начать писать книгу, для начинающих они могут быть полезны, — и вперед!

Учебный год приближается к концу, большинство школьников ожидают завершающие контрольные работы, а выпускников — экзамены. Как помочь ребенку организовать свое время, подготовиться к выпускным работам и при этом не перегрузить себя. Предлагаем несколько советов по управлению временем для школьников, которые позволят сбалансировать учебу, отдых, домашние дела и хобби.

1. Что нужно сделать?

Первым этапом необходимо перечислить все, что необходимо сделать. Это может показаться очевидным, но, говоря по опыту, большинство школьников склонны оставлять важные задачи до последней минуты, что может повлиять на качество их работы. Работая над списком, необходимо указать работу (подготовиться к контрольной, сдать эссе, реферат и т.д.), определить дедлайн и рассчитать количество времени, которое уйдет на выполнение задания.

2. Составьте режим дня

Планшет, расписание, календарь на телефоне или обычный ежедневник — найдите удобный инструмент для организации добавьте список приоритетов. Кроме того, подумайте, когда вы наиболее продуктивны, чтобы запланировать интенсивную учебу на это время.

Составьте такое расписание дня при котором будет достаточно времени на сон (норма взрослого человека — 7-8 часов сна, но некоторым подросткам необходимо 9-10 часов), общение и отдых.

3. Быть гибким, но реалистичным

Около 8-10 часов в день будут выделены для учебы, общения и всего, что вам нужно сделать. Школьники проводят в школе около 6 часов, поэтому на выполнение домашних заданий, самостоятельного изучения материала, подготовку к экзаменам и сдаче долгов остается не более 4-х часов.

Также важно помнить, что вещи часто занимают больше времени, чем ожидалось. Поэтому при составление списка дел укажите чуть больше времени, чем может потребоваться.

4.

Организация времени. Или как организовать свой рабочий день, чтобы он прошел на ура.

Время для планирования

Обстоятельства могут изменяться, появляться новые задания и работы, меняются приоритеты,поэтому необходимо выделять время утром и вечером, чтобы проверить список дел и их актуальность. Для эффективного планирования времени помечайте этап работы над задачей по ходу работы.

5. Не отвлекайтесь

Для того чтобы не отвлекаться, уберите все, что привлекает на себя внимание: отключите телефон, поставьте блокировку на соцсети во время учебы, уберите лишнее со стола. Для лучшей концентрации можно использовать мотивирующие приложения, например, приложение Forest для смартфонов. Приложение не позволяет переходить в другие приложения до конца определенного отрезка времени, иначе дерево, которое растет пока идет таймер, «погибает».

6. Занимайтесь спортом, чтобы очистить голову между занятиями

Верьте или нет, упражнения работают так же, как сон. Это может сфокусировать ваше внимание, помогая очистить голову между учебными занятиями. Если физические упражнения для вас в новинку, начните 10-минутной пробежки в день, увеличивая время каждую неделю.

7. Была ли организация эффективной?

Постоянное рассмотрение и переоценка расписания может помочь вам понять, нужно ли вам вносить какие-либо изменения, чтобы вы могли выполнить любые задания, а также хватало времени на развлечения, хобби, друзей и семью.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Поделитесь материалом с друзьями: