Как планировать время

Саморазвитие13-01-2014, 22:06сергей к7 397

Как планировать время?

Довольно трудно сознательно заниматься планированием своей жизни. Ведь делая это, а затем выполняя запланировано, ты полностью берешь на себя ответственность за свою жизнь и за свое будущее, за свой успех и т.д. и т.п. Как часто можно услышать фразы типа "Я не планирую более чем на полгода вперед", "Откуда я знаю, что будет через два года", "Поживем увидим …", "Жизнь покажет …" и многие другие.

"Людям, которые не знают, чего они хотят от жизни, жизнь может показать, что она делает с людьми, которые не знают, чего от нее хотят" =) В советском союзе с этим было очень просто.

Секреты тайм-менеджмента, или Практика управления временем

Было четко понятно, что человека ждет впереди: рождение, школа, университет, распределение на работу, завод / колхоз / производство, пенсия, смерть. При этом большинство решений тебя уже приняла партия и государство.

Сегодня на старте более не понятно чем понятно. Мне кажется, что очень важно, чтобы родители взращивали в ребенке взгляд в будущее, учили его проектировать и строить своими руками, а не перекладывать ответственность на абстрактные "время", "судьба", "жизнь", которые когда-то должны там что-то кому-то показать или определить.

Научитесь эффективно планировать свое время — это залог успеха !

Как понять , правильно ли я планирую время?
Ответьте честно на следующие вопросы:

• Имею ли я долгосрочные цели и примерный план их реализации?
• Провожу ли я систематический обзор задач , которые возникают в сфере моей деятельности ?
• Знаю ли я сколько необходимо времени для выполнения предстоящих дел?
• Имею ли я четкий план задач на сегодняшний день?
• Предвижу ли я резервное время для непредвиденных проблем , кризисов и препятствий ?
• Продолжаю ли я работать по вечерам ?
• Возникает ли у меня ощущение , что я "утонул в мелочах " ?
• Часто ли я спешу ?

Если вы ответили утвердительно на большинство вопросов , то скорее всего , в области планирования у вас есть проблемы.

Что делать ?

Следующий вопрос , который возможно у вас возникнет:

Можно ли научиться более эффективно планировать время?

Эффективному планированию научиться не так просто. Даже те , кто серьезно и подробно занимаются этим , не могут дать стопроцентной гарантии , что у них все получается. Научиться планировать время не только можно,но и нужно.Помните : Ваше время — в Ваших руках , а научившись планировать время , Вы сможете к лучшему изменить не только свою карьеру , но и жизнь.

Как составить план правильно?

Хороший план должен отвечать определенным требованиям:

1. В перечне ваших задач не должно быть места невыполнимым делам
2. Правильно учитывайте сложность каждой конкретной задачи, временные и прочие затраты на его выполнение
3. Предусматривайте время для исправления на непредвиденный случай , а также рассчитайте время на выполнение той или иной задачи
4. Четко определяйте приоритеты для каждой из запланированной задачи (следует начинать с самой сложной и важной)

Стоит ли планировать личную жизнь и отдых?

Нам часто кажется, что быть успешным в работе — это главная задача в жизни. Но, ставя успех в работе на первое место , мы забываем о том , что если человек не развивается как творческая личность , не чувствует себя значимым , нужным , отдохнувшим , то вскоре социальные успехи на работе будут или повторяться , или сходить на нет, и работа станет казаться скучной.

Вот чтобы этого не происходило как раз и нужно планировать личную жизнь , здоровье , межличностные отношения — все это просто делает Вашу жизнь гармоничной . Это как большой корабль , он должен быть без трещин , иначе , в конце концов , рассыплется на мелкие части.

Существуют правила , позволяющие повысить эффективность самоуправления

• Не браться за множество дел в один день
• На текущий день планировать 2 — 3 первоочередных И 4 — 5 менее важных дел
• Начинать день с более сложных , важных и менее приятных дел , А заканчивать — более простой и приятной
• Ежедневно оставлять временной запас 20 — 30 % для непредвиденных ранее дел
• Не делать задачи самому , если их можно кому либо поручить
• Не браться за НОВОЕ ЗАДАНИЕ , не завершив РАНЬШЕ начатое

Какой общий вывод можно сделать из этих правил? Он достаточно прост : хорошая организация труда — залог успеха в борьбе за время !

шаблоны для dle 11.2

Уважаемый посетитель, Вы зашли на сайт как незарегистрированный пользователь. Мы рекомендуем Вам зарегистрироваться либо зайти на сайт под своим именем.

Новая Excel-таблица
«Планирование личного времени и управление задачами»

версия 1.1 от 19 февраля 2017

Планирование —от стратегического к плану каждого дня недели.

• Матрица Эйзенхауэра
• Текущие задачи. Метод Стивена Кови.
• Периодически повторяющиеся (рутинные) задачи. Метод автора.
• Планирование на каждый день текущей недели и очередь задач. Метод автора.
• Жесткие —Гибкие задачи и Контексты по методу Г.Архангельского.

Получите Демо-версию таблицы

Лист «Цель»

Excel не самый удобный инструмент для построения плана достижения целей, значительно удобнее инструменты для построения Mind Map карт. Но все равно это удобнее, чем держать план в голове.

Данный лист — это просто многоуровневый список, детализирующий план достижения цели.

• Первый уровень — Цель
• Второй уровень — Проекты, выполняемые для достижения цели. Проекты первого уровня.
• Третий уровень — Подпроекты проектов первого уровня. Проекты второго уровня.
• Четвертый уровень — Задачи.

В исходном варианте таблицы, для примера, лист содержит упрощенный план достижения цели «Повысить прибыль на 15%», используя известную формулу разложения прибыли на пять сомножителей.

Далее идущие листы защищены от случайных изменений. Ячейки для ввода (не защищенные) помечены фоном. Ячейки с белым фоном вычисляет таблица. При желании Вы можете снять защиту, как это сделать написано на первом листе с инструкциями.

Получите Демо-версию таблицы

Лист «Матрица Эйзенхауэра»

Все задачи группируются по двум параметрам: Важность и Срочность. Каждый из параметров имеет две градации: (Важно — НеВажно) и (Срочно — НеСрочно). Получается четыре варианта или матрица размером 2х2.

Получите Демо-версию таблицы

Лист «Текущие Задачи»

После распределения задач по Важности-Срочности, выбираем задачи для выполнения (Текущие задачи). Задачи можно выбираются из выпадающего списка, источником данных для которого служит матрица Эйзенхауэра или вводить вручную. Т.е. из всех задач матрицы Эйзенхауэра выбираем самые важные или те, для которых есть благоприятная текущая ситуация. Или которые больше нравятся и т.п.

Каждой задаче присваивается приоритет: A, B или C. A — самый высокий. Задачи выполняются в порядке приоритета. Т.е. снача выполняем важные, если останется время — остальные. Кроме того, выполнение задачи отслеживается по ее статусу: Не начата, Выполняется, Поручена, Выполнена, Перенесена, Отменена. Этот метод используется в ежедневнике Стивена Кови.

От себя я добавил приоритет D для завершенных, перенесенных и отмененных задач. И числовую нумерацию внутри приоритетов, т.к., например, если есть несколько задач с приоритетом A, все равно надо определить порядок их выполнения.

Для каждой задачи можно указать Исполнителя. Если задаче указан исполнитель, но статус задачи отличается от "Поручена", ячейка с именем исполнителя будет иметь желтый фон.

Для каждой задачи можно указать Контекст. Т.е. стечение удобных обстоятельств. Например, в своих задачах я использую контекст "Дача" для тех дел, которые нужно сделать на даче или увезти/привезти с дачи или заехать по пути. Понятие и терминологию предложил Г. Архангельский.

Условные обозначения состояний задаются в листе настроек.

Получите Демо-версию таблицы

Листы «Исполнители» и «Контексты»

На этих листах для наглядности показана группировка текущих задач по Исполнителям и Контекстам. Листы дублируют информацию с листа «Текущие Задачи», но представляют ее в другом формате.

Список исполнителей и контекстов задается на листе настроек.

Получите Демо-версию таблицы

Лист «Периодические Задачи»

Периодически повторяющиеся (рутинные) задачи. Обычно такие задачи еще и мелкие. Например: ежедневная проверка электронной почты, ежемесячная оплата телефона и интернета.

Поэтому, нет смысла помещать их в список текущих задач или в план недели. Но есть смысл зафиксировать их один раз и освободить голову.

В таблице предусмотрено 4 периода для таких задач: день, неделя, месяц. И четвертый приод «Редко» — для задач выполняющихся реже чем раз в месяц или однократных.

Период выбирается из выпадающего списка.

• Для периода «День» дополнительной информации по срокам не задается.
• Для периода «Неделя» задается день недели. Он выбирается из выпадающего списка.
• Для периода «Месяц» задается число месяца (от 1 до 31).
• Для периода «Редко» задается дата в формате мм.дд.гггг.

Задачи с приближающимся сроком выделяются жирным шрифтом, чтобы привлечь внимание.

• Задачи с периодом «Неделя» выделяются при наступлении соответствующего дня недели.
• Задачи с периодом «Месяц» выделяются за 1 день до срока.
• Задачи с периодом «Редко» выделяются за 3 дня до срока.

Эти настройки можно изменить на листе «Настройки».

Выполненные задачи помечаются знаком "+" (плюс) в столбце "Вып-ние" (Выполнение). Названия выполненных задач выводятся серым цветом, чтобы не привлекать внимание.

При наступлении нового периода (новой недели, нового месяца) признаки выполнения можно снимать автоматически, нажимая на кнопку «Новый день», «Новая неделя», «Новый месяц».

Новые задачи добавляются в конец списка, в любую пустую строку. После этого надо нажать кнопку "Сортировать".

Получите Демо-версию таблицы

Лист «Неделя»

Подробный список задач на текущую неделю с указанием времени, длительности и разбивкой по дням.

Дни расположены в две колонки.

Управление временем

Между колонками дней находятся ссылки для быстрого перемещения к соответствующему дню недели.

Для первого дня недели надо ввести дату в ячейку с голубоватым фоном. Даты остальных дней рассчитывает таблица.

Задачи могут быть «жесткими» и «гибкими». Для «жестких» задач указывается время начала и продолжительность. Например: Планерка, начало 9:30, продолжительность 30 мин. Планерку надо начать точно в срок. Для "гибких" задач указывается только продолжительность. Например: Разобрать договора за прошлый квартал, продолжительность 1 час. Можно сделать в любое время. Понятия и терминологию предложил Г. Архангельский.

Задачи, которые должны быть выполнены после текущей недели помещаются в очередь на листе «Очередь». Задачи из очереди, подходящие по дате выполнения, перемещаются в соответствующий день текущей недели после нажатия на кнопку «Новая неделя».

Выполненная задача должна быть помечена знаком «+» (плюс) в столбце «Вып-ние» (выполнение).

При наступлении новой недели выполненные задачи удаляются, а невыполненные возвращаются в очередь.

Задача может быть помечена как постоянная в столбце «Пост», в этом случае она не удаляется при наступлении новой недели.

Получите Демо-версию таблицы

Лист «Очередь»

Очередь задач для попадания в план текущей недели. А также задачи не выполненные (отложенные) во время текущей недели и ждущие повторной постановки в план недели.

Таблица «Планирование личного времени и управление задачами»
Стоимость: 995 руб.

Таблицы работают на Excel для Windows (Excel 2003, 2007, 2010, 2013, 2016). На ОpenOffice не работают. В настройках Windows должен быть установлен язык системы (язык программ не поддерживающих юникод) — русский. Сейчас я переделываю таблицы для других языков и для работы под Mac. Чтобы получать сообщения о выходе новых версий подпишитесь на рассылку внизу страницы.

Телефон для вопросов оплаты и доставки +7 927 055 9473
почта v_v_prokhorov@mail.ru (v_v_prokhorov@mail.ru)

Способы оплаты:

1. Банк
   на расчетный счет Прохоров Владимир Викторович (ИП), ИНН 645400330452,
   р/с 40802810711010053426, Филиал «Бизнес» ПАО «Совкомбанк» г. Москва,
   К/с 30101810045250000058, БИК 044525058.

   Обратите внимание, что указание формы собственнсти (ИП) является обязательным.
   После оформления заказа можно распечатать счет для юр. лиц
   или квитанцию по форме ПД-4 для физ. лиц.

   Также можно получить счет, написав на v_v_prokhorov@mail.ru (v_v_prokhorov@mail.ru).

   При платежах не из России в назначении платежа укажите код валютной операции {VO10100}
   Например, назначение платежа:
   {VO10100} По счету № …  За электронные таблицы «Планирование личного времени и управление задачами». Без НДС.
   Где VO — заглавные латинские буквы, 10100 — цифры. Фигурные скобки обязательны. Пробелы внутри фигурных скобок не допускаются.

2. Карты Visa, MasterCard, Maestro, Мир
3. Интернет-клиент Альфа-Банк, Русский Стандарт, Промсвязьбанк и др.
4. Терминалы
5. Салоны связи Евросеть, Связной
6. Электронные деньги Яндекс.Деньги, QIWI, WebMoney, Wallet One (W1), Элекснет

Доставка:

Cсылка на скачивание таблиц будет отправлена на указанный в заказе e-mail после поступления денег.

Для способов 2-6 письмо со ссылкой отправляется автоматически, сразу после поступления денег. Обычное время поступления денег — минуты.

Для способа 1 (через банк) письмо со ссылкой отправляется после поступления платежа на расчетный счет. Время поступления денег 1-2 рабочих дня. Юридическим лицам и ИП высылаю pdf-копии накладной по форме Торг 12. Если нужны еще какие-либо документы, прошу согласовать этот вопрос ДО ОПЛАТЫ. Оригиналы документов высылаются по запросу, в запросе укажите, пожалуйста, почтовый адрес.

Дальнейшая переписка по поводу полученных таблиц

Дальнейшая переписка по поводу полученных таблиц (вопросы по работе с таблицами, обновления и т.п.) происходит через адрес, на который были отправлены таблицы. При переписке по эл.почте сохраняйте, пожалуйста, историю переписки, т.е. включайте в письмо все предыдущие письма и ответы на них. При этом помещайте Ваше сообщение вверху (перед историей).

Владимир Прохоров, 19 февраля 2017

P.S.
Если вы хотите получить 2 рабочие таблицы и демо-версии всех остальных моих таблиц, подпишитесь на ознакомительную серию из 9 писем с кратким описанием таблиц

Вы получаете:

1. Рабочие версии двух моих таблиц: «Учет доходов и расходов» и «Проценты, НДС, депозиты, кредиты». Ссылка на скачивание в первом письме.
2. Демо-версии остальных таблиц: Оценка стоимости бизнеса, График платежей, Себестоимость, Инвестиции, Фин.анализ МСФО, Фин.анализ РСБУ, Точка безубыточности, Анализ ассортимента, Личное планирование. Ссылка на скачивание в первом письме.
3. Скидку 40% (4866 руб.) на комплект из шести моих таблиц. Как получить скидку — во втором письме.
4. Скидку порядка 20% на отдельные таблицы. Как получить скидку — в письме с описанием конкретной таблицы.
5. Скидку 20% на новые таблицы. Срок действия скидки трое суток с момента отправки письма о новой таблице.
6. Сообщения о новых таблицах.
7. Сообщения о новых версиях таблиц.
8. Сообщения об акциях скидок. Обычно срок действия скидки трое суток с момента отправки письма о скидке.
9. Сообщения об исправленных вариантах при обнаружении ошибок.

Кроме этого, прошу учесть, что извещения об акциях скидок и выходе новых версий получают только подписчики. Никаких специальных объявлений на сайте не делается.

Некоторые письма рассылки будут содержать предложения с ограниченным сроком, поэтому рекомендую подписаться на тот адрес, который вы регулярно просматриваете.

Не рекомендую подписываться на корпоративные почтовые ящики, т.к. есть вероятность что почтовый сервер посчитает рассылку спамом. Т.е. не вы, а системный администратор будет решать какие письма вы можете получать.

Посмотрите полный список таблиц

Финансовый анализ. Главная страница

© 2008-2018 ИП Прохоров В.В. ОГРНИП 311645410900040  

 👛 Купить   ☎ +7 927 055 9473   ✉ v_v_prokhorov@mail.ru

 👛 Купить   ☎ +7 927 055 9473   ✉ v_v_prokhorov@mail.ru

Человек, который никогда не задумывался о том, насколько эффективно он использует свое время, в конце концов сталкивается с ситуацией, когда бесконечную вереницу дел, каждое из которых по-своему важно, уже невозможно втиснуть не только в рабочие часы, но и в те 24 часа, которыми исчисляются сутки. А ведь следующие сутки чреваты новыми делами, такими же неотложными, и человек начинает понимать, что положение его безвыходно.

Наверное, каждый хоть раз в жизни сталкивался с подобной ситуацией. На грани цейтнота, понимая, что ничего не успеваем, и от этого теряя способность рассуждать здраво, мы готовы схватиться разом за все, хотя интуиция подсказывает, что это все равно не поможет. Лучшее, что можно предпринять в такой ситуации, — успокоиться и 15-20 минут просто посидеть, ничего не делая. А после этого смириться с тем, что чего-то вы сегодня все-таки не успеете, и выделить для себя те дела, которые еще реально сделать за оставшееся время.

Группы дел

Перечень дел, которые необходимо переделать за день, включает не только деловые встречи, работу с документацией и прочее, что касается профессиональных обязанностей менеджера. Даже если вы отчаянный трудоголик и бесконечно преданы своей фирме, вы так же, как и любой другой человек, должны в определенное время поесть, поспать и отдохнуть. Это привычные повторяющиеся занятия, которых нельзя избежать и которые, разумеется, требуют времени.

Кроме повседневных занятий, которые связаны с жизнеобеспечением и по определению предсказуемы, почти ни одного дня не обходится без того, чтобы не возникло что-нибудь неожиданное и очень часто срочное.

Еще одна группа занятий, которую можно выделить, структурируя свой день, — это дела запланированные.

25 работающих техник тайм-менеджмента

В этот блок входит значительная часть того, что необходимо сделать на работе, а также некоторые бытовые мелочи тоже весьма полезно бывает заранее распределить по времени и по степени важности.

Для того чтобы правильно распределить все упомянутые виды занятий в течение своего дня, необходимо прежде всего решить для себя, какие из них имеют наибольшую, а какие — наименьшую значимость, т. е. необходимо расставить приоритеты.

Расстановка приоритетов

Приоритетность того или иного явления для каждого конкретного человека зависит в первую очередь от того, какие жизненные цели ставит перед собой этот человек. Но если он занимает руководящую должность в какой-либо организации, то свои личные цели он должен соотносить с целями корпоративными и, уже исходя из этого, создавать список приоритетов, на которых нужно сосредоточить внимание в первую очередь.

Если в список ваших личных целей входят материальное благополучие и карьерный рост, то самый надежный способ достигнуть этого — приложить все усилия для эффективного достижения целей организации, в которой вы работаете. А для этого необходимо научиться определять, на что нужно тратить время в первую очередь.

Перечень областей, в которых менеджер может устанавливать приоритеты, довольно широк. Но поскольку основное направление работы руководителя — это работа с людьми и работа с информацией, то именно на них необходимо обратить внимание в первую очередь.

Дата добавления: 2015-05-10; Просмотров: 171; Нарушение авторских прав?;

Рекомендуемые страницы:

Читайте также: