Документы в порядке

Компания RSI

Документы любят порядок

Наступает время отчетов. Каждые 3 месяца бухгалтер снова и снова сдает экзамен на точность, аккуратность, профессионализм.

У бывалых бухгалтеров есть свои секреты успеха. Как говорил один специалист: “Сдача баланса — это только начало работы. Расслабляться нельзя. Наоборот, перед тем, как поставить отчет на полку и сложить все бумаги в архив, нужно еще раз проверить первичные документы. Времени вернуться к ним позже уже не будет”.

Только после того, как бухгалтер убедится еще раз, что с первичными документами все в порядке — можно позволить себе немного отдохнуть.

Поэтому еще раз поднимаем тему первичных документов и документооборота на предприятиях. Особенно это касается малых и средних фирм. К сожалению, именно они не всегда аккуратны по отношению к документам.

Документ — это серьезно

Одна из распространенных ошибок бухгалтера — пренебрежение требованиями к порядку и полноте оформления первичных документов. Действительно, на всех ли предприятиях формы первичных документов официально утверждены руководителем? А это — одно из требований закона “О бухгалтерском учете”. Кроме этого, Госкомстатом России разработаны и утверждены новые формы первичных учетных документов.

По закону, на основе утвержденных форм первичной документации предприятие может самостоятельно разрабатывать собственные бланки, но с сохранением всех обязательных реквизитов.

Как упорядочить документы

На кассовые и банковские документы эта возможность не распространяется.

В случае нарушения предприятием требований законодательства по оформлению первичных документов руководство предприятия может быть привлечено к административной ответственности. Кроме этого, сама бухгалтерская информация признается недостоверной.

Как один раз навести порядок в документах …

Как застраховаться от неприятностей? Вроде, все очевидно. Правильно и аккуратно заполнять каждый документ. К сожалению, опыт работы с бухгалтерами, кладовщиками, менеджерами показывает, что соблюдать это на первый взгляд очевидное правило не так просто. Человеку свойственно ошибаться. Легко забыть заполнить некоторые маловажные, на его взгляд, строки документов, не проставить корреспондирующий счет в приходном кассовом ордере, не проверить правильность выделения налогов и т.п.

Такие проблемы обычно решаются административными путями. Должен быть разработан регламент документооборота. Проведен выборочный контроль полноты и правильности заполнения документов. Но чтобы такие меры были эффективны, установленный порядок требует столь же жесткого организационно-информационного подкрепления.

Наверно, удобнее всего это сделать с помощью компьютера. Даже недорогая универсальная программа бухгалтерского учета для малых и средних предприятий может решить почти все проблемы с первичными документами. Не останавливаясь на прочих достоинствах использования программ, таких как автоматическое формирование отчетности, исключение арифметических ошибок, постоянная проверка корректности проводок, рассмотрим только основные концепции работы различных программ с первичными документами.

…и закрепить его навсегда…

Бухгалтер абсолютно прав, когда при выборе программы он обращает самое пристальное внимание на порядок заполнения документов. И вот почему. Многие программы, предназначенные для небольших предприятий, при составлении первичных документов не смогут сами заполнить все обязательные реквизиты.

Например, при заполнении акта приема-передачи основных средств более половины реквизитов бухгалтер должен вносить хоть и на машине, но вручную. Программа “не помнит” инвентарный номер объекта, место его хранения, норму и сумму начисленного износа и т.п. Или при заполнении счета-фактуры бухгалтер предприятия-поставщика вынужден вновь и вновь печатать номер телефона и ИНН покупателя. Несмотря на то, что такой клиент есть в его справочнике. Почему так происходит? Все просто: в базах данных программы не предусмотрено хранение таких реквизитов.

Такая на первый взгляд мелочь сильно снижает скорость работы, а главное, не исключает тех же ошибок, которые возникали и при ручном учете — незаполненные реквизиты, неверные суммы, нарушения в оформлении документа. Получается, что установленный порядок не может быть поддержан с использованием такой программы. Задача не решена, а просто переведена на компьютер.

Вместе с тем, появляется новое поколение программ, где вопросы организации документооборота на небольших предприятиях решаются на очень хорошем уровне. Например, в программе “Универсальная бухгалтерия Кирилла и Мефодия” проблем с оформлением документов не существует. Развитая система аналитических признаков плюс неограниченное количество видов объектов учета полностью исключают повторный “ручной” ввод информации.

Все данные о любом объекте учета — сотруднике, организации, основном средстве, товаре, кредите — вводятся в систему в момент появления такого объекта. В дальнейшем все реквизиты этого объекта автоматически попадают в любой документ: платежное поручение, справку о дебиторах и кредиторах, товарный отчет и т.д.

..с помощью профессионалов

На основе “Универсальной бухгалтерии” главный бухгалтер самостоятельно может определить регламент работы с документами для своих сотрудников. При незаполнении обязательных реквизитов для нового объекта программа сигнализирует об этом и не допускает попадания такого документа в базу данных. Развитые средства контроля предупреждают появление ошибок и неточностей.

Если по требованию налоговой инспекции или других контролирующих органов организация будет обязана изготовить бумажные копии первичных документов, можно быть уверенным в том, что все они заполнены в полном соответствии с рекомендациями Госкомстата.

Удачная реализация в этой программе такого важного момента, пожалуй, объясняется следующим. Компания-разработчик имеет большой опыт работы с бухгалтерскими и банковскими системами. Поэтому изначально процесс разработки программы был поделен на два этапа. Сначала постановщики и программисты создавали современный, технологически развитый комплект базовых компонентов для обработки и хранения данных, редактирования и исполнения форм первичных документов и отчетов. А наполнение баз данных формами первичных документов, формами отчетов для налоговой инспекции, внебюджетных фондов, формами внутренних документов вели уже профессиональные бухгалтеры и аудиторы. Поэтому программа получилась профессиональной не только с технологической, инструментальной стороны, но и, что очень важно, с точки зрения ведения бухгалтерского учета.

Применение этого подхода позволяет бухгалтеру намного быстрее сформировать и сдать отчет, не возвращаясь вновь к проведенным документам.

Руководитель проекта

Сергей Александров

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"

перечень бумаге

Варианты ответов к вашему кроссворду

СПИСОК

• Данный список содержит перечень персонажей из игровой серии файтингов Mortal Kombat, и прочих видеоигр, в которых они также появлялись.
• Перечень, учетный документ
• Перечень
• Столбик фамилий на бумаге
• Перечень Оскара Шиндлера, вдохновивший Стивена Спилберга на фильм
• Перечень по порядку
• Письменный перечень чего-нибудь или кого-нибудь
• Письменный перечень
• Перечень на бумаге
• Перечень предметов на бумаге
• Перечень вещей

ФИЛИГРАНОЛОГИЯ

• Область палеографии, исследующая историю производства бумаги с тем, чтобы датировать древние документы по имеющимся на бумаге водяным знакам
• Отрасль палеографии, специальная историческая дисциплина, предметом изучения которой является бумага

БИБЛЬДРУК

• В старину на бумаге такого сорта печаталась Библия
• Специальный сорт тонкой непрозрачной типографской бумаги, применяется с целью уменьшения толщины книги
• Специальный сорт тонкой непрозрачной типографской бумаги

БИГ

• Леон Аллен Уайт (англ. Leon Allen White, род.
  

  Как порядок в доме меняет жизнь

  14 мая 1955 года), более известный как Биг Ван Вейдер (англ.

• Рубчик на картоне или обложечной бумаге, благодаря которому крышка легче раскрывается
• Рубчик на картоне или обложечной бумаге для сгибания
• Углубленная линия в месте будущих сгибов листов бумаги

БИДЕ

• Биде́ (фр. bidet) — небольшая ванна с фонтанчиком для мытья наружных половых органов и ануса; обычно устанавливается рядом с унитазом; есть модели, совмещённые с унитазом.
• Сантехзамена туалетной бумаге
• Раковина на смену туалетной бумаге

БИОГРАФИЯ

• Большая часть биографической информации о жизни и смерти Уильяма Шекспира получена не из личных, а из общественных документов: актов гражданского состояния, документов недвижимости и налоговых служб, судебных исков, учёта платежей и изданных работ.
• Жизнь на бумаге

БЛИНТ

• Э́мили Оли́вия Ли́а Блант (англ. Emily Olivia Leah Blunt; род. 23 февраля 1983, Лондон) — британская актриса, певица, обладательница премии «Золотой глобус» 2006 года как лучшая актриса второго плана в телевизионном фильме «Дочь Гидеона»
• Нерекомендуемое сокращенное название бескрасочного плоскоуглубленного (блинтового) тиснения на книжных переплетах или толстой бумаге

ВЫДУМКА

• Выдумка (укр. Видумка) — село на Украине, основано в 1846 году, находится в Коростышевском районе Житомирской области.
• Сочинение, но не на бумаге

ВЫКРОЙКА

• Платье на бумаге
• Детали одежды на бумаге

ГОРОСКОП

• Гороскоп (от др.-греч. ὥρα, промежуток времени, период и др.-греч. σκοπός, наблюдатель) — упорядоченное отображение взаимного расположения планет на небе в определенный промежуток времени.
• Воля звезд на бумаге

Эти слова находили также по запросам:

Littleone 2009-2012 > Дела семейные > Работа и образование > Подскажите, как лучше систематизировать бумажные документы ( и электронные тоже)

Просмотр полной версии : Подскажите, как лучше систематизировать бумажные документы ( и электронные тоже)

18.03.2011, 00:21

Помогите пожалуйста!:support: Посоветуйте, как лучше упорядочить документы.:091:

После 5-ти лет сидения дома (у меня двое деток:support:) вышла на работу в контору, в которой работала раньше, до декрета. Начальство чудесное, сфера деятельности фирмы хорошо знакома, но вот должность, на которую позвали, стала посерьезнее и помуторнее. Помимо кучи всяких обязанностей в наследство от предыдущего специалиста досталось ОГРОМНОЕ количество документов — договоров, доп соглашений со всевозможными клиентами и поставщиками и тыпы. Сейчас принимаю дела, но совершенно не ориентируюсь, где искать тот или иной документ. Часть из них есть в электронном виде, но они тоже не очень упорядочены. Сотрудница, которая вела дела до меня, делала все под себя и в общем неплохо ориентировалась в куче почти одинаковых неподписанных папок.

Дайте, пожалуйста, советы, как облегчить себе жизнь и систематизировать доки? Ведь их количество будет расти, т.к. заключение новых договоров в моей епархии. Сейчас используется нумерация номинальная, от балды:065: договора все разнокалиберные, т.е везде свои шрифты и тыпы, поэтому на "вчитывание" элементарных данных договора тратится порядочно сил. К вечеру мой мозг вскипает. тут скажу, что мозгами я не обделена:008::008::008: но и длительное сидение дома не способствовало накачиванию мозговой мышцы:)):)):))
Буду рада и благодарна советам по делу:flower::flower::flower:

Разделите все по папкам, а в папке разложите в порядке очередности или по датам. В компе тоже все по папкам. Вот такой вот оригинальный совет.

как вариант: все нераспечатанное распечатать, затем разделить все документы в кучки по поставщикам, разложить их в порядке очередности (внизу самые старые документы и так по нарастающей до самых новых), затем вынуть все из папок и сложить заново, поместив в каждую папку по несколько поставщиков, вставить цветные разделители между документами от разных поставщиков, папки подписать. Не забывать складывать новые документы в соответствующие папки.
В дальнейшем можно завести электронный каталог документации, но это чуть сложнее, когда дойдете до этого, дайте знать, попытаюсь поделиться опытом 🙂

18.03.2011, 14:07

ввести градацию договоров — по видам деятельности, сферам или еще как-то,вам надо подумать…..папки -если это бумага , и папки в компе( я молчу про автоматизир.систем ведения договоров, это следующий шаг)…папки по систематизации,Кот. вы сделать должны — виды, подвиды…..к примеру — доогоора по (условно): 1) где ваша фирма — исполнитель 2) где ваша фирма заказчик….далее 1.1. вы исполнитель по — услугам, 1.2.

Как хранить документы, где хранить документы?

по изделиям и .тп…. тоже самое 2.1., 2.2., и т.п….
3. договора по обслуге фирмы …ну и до бесконечности…

Как делаем мы: отдельно папка договора,каждый контрагент отделен от другого бумажной закладкой.Т.е беря папку мы видим много закладок, на которых написаны наименования фирм,быстро находим нужную фирму,открываем,а там уже договора с ней.
У нас так хранится вся бухгалтерия,все допы,все суды,тех.документация и т.п. Безумно удобно

Если несколько видов деятельности, то папка по каждому виду и направлению. Например, "Договоры с банками", "Поставщики", "Заказчики" и т.п.
Далее собрать все допики и подложить к нужным договорам в файлик. После чего определиться, какой файлик в какую папку.
В папках договоры по алфавиту контрагента.
Но я бы не спешила пока все перекладывать. У прежнего сотрудника была какая-то логика раскладки документов. И сотрудники, которые этими документами пользуются, к ней уже привыкли, а Вы переложите все по-своему, и никто ничего не найдет. Посмотрите внимательно, может все не так страшно?

18.03.2011, 20:09

вы все равно сможете сделать это только постепенно. У меня, например, создан электронный реестр документов — в Екселе, по типу гиперссылок, работа была долгая, но оно того стоит. Теперь даже никто не может себе представить работу без этого реестра. Документы систематизированы по следующим критериям: по типу, по дате заключения, по подразделению. В каждой папке — гиперссылки, и отовсюду можно на этот документ выйти

у меня все делопроизводство в компе в папке Мои документы систематизировано по названиям — приказы по личному составу, приказы по контингенту, входящая документация, исходящая. внутри каждой такой папки сортировка доков по годам идет. каждый документ свое название номер и дату имеет, под которыми я его и сохраняю. так что начальство в мое отсутствие всегда найдет нужный документ.

Пред.ОглавлениеСлед.

— Один из сотрудников польского отдела, признавая факт, что вы работали в «Свободной Европе», сказал в радиопередаче: «Я не верю во всю эту историю о дьявольски находчивом офицере разведки, который раскусил «Свободную Европу».

— В данном случае не может быть речи о том, чтобы верить или не верить. Я сумел передать многие документы. Сегодня мы располагаем достоверными материалами о тесной финансовой и деловой связи радиостанции «Свободная Европа» с ЦРУ, а также инструкциями, которые дает американская разведка различным «национальным отделам» радиостанции в Мюнхене. У нас есть документы, красноречиво свидетельствующие об источниках информации, которую собирает разведывательное подразделение радиостанции «Свободная Европа». Скоро общественность познакомится с этими материалами.

— Расскажите о вашей работе в Мюнхене.

— Работая в разведывательном подразделении «Свободной Европы», я вынужден был в соответствии с действующими там принципами пользоваться определенными методами. Фактически там применяются те же приемы, что и в разведке. Донесения, поступающие от так называемых корреспондентов, хранятся в специальных конвертах. В других, запечатанных сургучом конвертах находятся сведения об информаторах. Оба конверта обозначены одним и тем же номером. Используя специальную технику открывания конвертов, я систематически заглядывал в эти секретные материалы. Кое-какие из этих досье мне удалось захватить с собой «на память», а многие материалы я передавал на родину раньше. Естественно, добывать их было нелегко, тем более, если учитывать мое особое положение. Как мне известно, все эти материалы использованы надлежащим образом нашими органами.

— Как обрабатываются донесения в Мюнхене?

— Донесения «корреспондентов» «Свободной Европы» из западных стран, а также из Польши в основном не представляют особой ценности. Но если, с точки зрения разведки, информация содержит ценные сведения, ее подвергают соответствующей обработке.

Копии, в зависимости от степени секретности, снимают на бумаге разного цвета. Самые секретные материалы печатают в трех экземплярах на голубой бумаге. Их снабжают примечанием: «По прочтении уничтожить». Как я убедился, это указание соблюдают не всегда. На зелено-желтой бумаге печатают в пяти экземплярах материалы меньшей секретности. Их рекомендуется распространять среди особо доверенных сотрудников радиостанции, которые обязаны после ознакомления этот материал уничтожить. И, наконец, материалы, отпечатанные на белой бумаге в одиннадцати-двенадцати экземплярах, раздают сотрудникам радиостанции в качестве руководства при подготовке ими передач.

— Используют ли «корреспонденты» радиостанции «Свободная Европа» болтливость наших земляков за границей?

— С этой целью организована целая система. Почти в каждой стране есть «корреспондент», вместе с которым работает несколько сотрудников, так называемых «духоловов». По своим каналам они узнают, кто приезжает за границу в служебную командировку или частным образом, и ищут контактов с этими людьми. Мне приходилось читать отчеты о таких встречах. Некоторые из этих отчетов я захватил с собой. Вот один из примеров. «Духолов» не знал даже фамилии собеседника. Видимо, контакт был случайным, ибо, даже когда собеседник оставляет за собой право не называть себя, агент «Свободной Европы», уверяющий его, что фамилия не будет упоминаться, обязан сообщать сведения персонального характера. В данном случае агент не узнал фамилии собеседника и поэтому вынужден был ограничиться описанием: «учитель, около 35 лет, прибыл по приглашению, работает в лицее, плохо отзывается о своем директоре» и т. д. Невинная беседа! Учитель даже не подозревал, с кем говорит. Однако этого оказалось достаточно, чтобы составить донесение. Теперь на обоих — и на учителя, и на директора — заведены карточки, а факты могут служить материалом для соответствующей передачи.

Это, возможно, мелкий случай, но имеются более серьезные донесения, касающиеся военной или экономической тайны, частично раскрытой в невинном разговоре. Эти данные скрупулезно собираются для американской разведки и лишь частично используются в радиопередачах.

— А каковы источники информации из Польши?

— Например, письма. Так, молодые меломаны обращаются с просьбами передать «биг-бит». Надо признать, что шефы «Свободной Европы» с удовлетворением принимают эти письма: вот, мол, смотрите, нас слушают.

Урок 23. Порядок в папках

Молодые любители музыки должны задуматься над тем, кому они пишут и чему способствуют своими невинными письмами. В других письмах содержатся сообщения, я бы сказал доносы, специального характера. Их внимательно изучают. Придет время, когда мы в открытую будем говорить обо всех известных нам источниках.

Неоспорим тот факт, что в «Свободной Европе» в 1968 году чувствовалось резкое сокращение объема, поступающей информации.

Потом в Мюнхен стала прибывать «новая эмиграция». Ее представители всеми способами продавали сведения, которыми располагали и которые просто выдумывали. Часть этих людей вначале попала в Вену, где они давали показания в пресловутом шпионско-диверсионном центре Визенталя. Там их вербовал Поморский, венский «представитель» «Свободной Европы», и направлял в Мюнхен. Со своими услугами туда приходили известные когда-то своей активной деятельностью в Польше Выгодский, Житомирский, Слуцкий, Ковальский, Мушкат, Шехтер и др.

Эти люди в то время были главным источником информации. Зная их отношение к Польше, можно себе представить, что они говорили.

Потом стало значительно меньше возможностей для получения информации, столь необходимой «Свободной Европе» для открытых и замаскированных нападок на нашу страну.

— Что думает средний немец в ФРГ о деятельности «Свободной Европы»?

— Вот характерный пример. Я был знаком с одним журналистом. Когда он узнал, что я работаю в «Свободной Европе», то заявил мне буквально следующее: «Я порву с тобой всякие отношения, если ты не уйдешь из этого бандитского логова».

Потом он мне сказал: «Я бываю в Польше и знаю вашу страну. Вы молоды и нужны там, а вы здесь работаете против своей родины».

Земляки этого журналиста ведут весьма скромный образ жизни. Их неприязнь к «Свободной Европе» основана также и на подозрении, что эта радиостанция содержится за их счет. И хотя это учреждение финансируется американцами, жители ФРГ думают иначе и очень неодобрительно посматривают в сторону здания на «Энглишер Гартен». Эти настроения усугубляются еще и тем, что сотрудник «Свободной Европы» зарабатывает в несколько раз больше, чем средний гражданин ФРГ.

Трезвые политики в ФРГ безоговорочно заявляют, что «Свободная Европа» — пережиток политики «холодной войны», что ее деятельность препятствует нормализации отношений с Восточной Европой, мешает проводить политику правительства Брандта. После того как в американском конгрессе было объявлено о связях ЦРУ со «Свободной Европой» и фактах финансирования этого учреждения в Мюнхене американской разведкой, трезвые голоса, призывающие положить конец «свободноевропейской» афере на территории ФРГ, зазвучали еще громче. Баварская же печать пляшет под дудку Штрауса и защищает «Свободную Европу».

Дополнительные осложнения, имеющие деликатный международный характер, заключаются еще и в том, что агенты «Свободной Европы» действуют в самих же западных странах. Собранные ими материалы, как известно, используются американской разведкой.

— Что вы думаете по поводу высказанного «Свободной Европой» удивления в связи с тем, что вы оставили в своей квартире в Мюнхене личную корреспонденцию, календарь и вообще покинули квартиру в таком виде, будто хотели в нее вернуться?

— А разве я должен был дать им понять, что еду в Варшаву? Ведь к любой служебной квартире лица из охраны «Свободной Европы» имеют ключи. Об этом, впрочем, они сообщают, вручая их. В любой момент они могут войти, все проверить и незаметно выйти. И они это постоянно делают…